Verwaltungsaufgaben im Überblick

Gesamtes Aufgaben- und Verantwortlichkeitsspektrum

  • Verbuchung sämtlicher Kontobewegungen, inkl. monatlicher Sollstellungen
  • Verwaltung und Disposition der Geldmittel auf Giro-, Festgeld-/ Sparkonten
  • Berechnung, Moderation und Umsetzungsbegleitung von Sonderumlagen

Wahrnehmung des Verwaltungsbeirats

Wahrnehmung der Eigentümer

  • Erstellung der Gesamt- und Einzelabrechnung
  • Erstellung des Gesamt- und Einzelwirtschaftsplans
  • Durchführung der Eigentümerversammlung
  • Bearbeitung von Rundschreiben und Aushängen
  • Individuelle Beratung, z.B. bei Verkäufen
  • Auftragsvergabe und Rechnungskontrolle
  • Vorbereitung der Eigentümerversammlung
  • Durchführung von Ortsterminen
  • Beiratsabstimmungen
  • Korrespondenz und Vertragsmanagement
  • Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeldern
  • Veranlassung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
  • Preisanfragen und -vergleiche
  • Durchführung von Angebotsausschreibungen
  • An-/ Abmeldung bei der Berufsgenossenschaft und Abstimmung mit dem Steuerbüro
  • Koordinierung von Heizkostenabrechnungen
  • Erfassung von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser- und Stromverbrauch)
  • Einweisung und Einarbeitung der Hausmeister
  • Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen (z.B. Antennenanschluss)
  • Abschluss von Wartungs- und Versicherungs-verträgen (z.B. Aufzugs-, Heizungs-, Pumpen- u. Feuerlöscherwartung, Gebäude-, Gewässerschutz-, Brand- u. Haftpflichtvers.)
  • Organisation von TÜV-, Brandschutz- u. Blitzschutzprüfungen (z.B. Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung, Rolltor, Heizung)
  • Bearbeitung von Versicherungsschäden (z.B. Rohrbruch) und Veranlassung der Schadensbeseitigung /-abrechnung
  • Beauftragen von Sachverständigen
  • Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, u.a. WEG, BGB, BetrKoV, Landesbauordnung, Heizkosten-/ Heizanlagenverordnung
  • Maßnahmen zur Fristwahrung oder zur Abwendung rechtlicher Nachteile für die Gemeinschaft
  • Terminüberwachung von Aufträgen